Kot poslovna tajnica sem spoznala, kako zelo štejeta natančnost in miren pristop

Ko sem nekaj let delala kot poslovna tajnica, sem zelo hitro ugotovila, da ta služba ni niti približno tako enostavna, kot sem sprva mislila. Ljudje pogosto mislijo, da gre zgolj za prevzem klicev in urejanje koledarja, v resnici pa sem bila večkrat tista oseba, ki je povezovala vodstvo in zaposlene. Kot poslovna tajnica sem veliko časa posvetila organizaciji sestankov, pripravi različnih gradiv in usklajevanju dogodkov. Hitro sem se naučila, da moraš pri tem vedno razmišljati korak naprej, sicer te spremembe hitro ujamejo nepripravljeno.

Pri delu kot poslovna tajnica sem spoznala, kako zelo štejejo natančnost, zaupnost in miren pristop. Pogosto sem bila prva oseba, ki so jo nagovorili partnerji ali stranke, zato je bilo pomembno, da sem naredila dober vtis. Poleg tega sem imela dostop do zaupnih informacij, kar pomeni, da sem morala znati ohraniti profesionalen odnos in diskretnost.

Zame je bila ta izkušnja prava šola. Naučila me je prilagodljivosti, potrpežljivosti in hitrega odločanja, predvsem pa tega, da poslovna tajnica ni le nekdo v ozadju, temveč oseba, ki v veliki meri poskrbi, da podjetje deluje usklajeno in brez nepotrebnih zapletov.

Spomnim se dneva, ko je direktorju nepričakovano odpadel pomemben sestanek v Ljubljani. Namesto da bi imel prost dan, je želel v istem terminu organizirati srečanje z ekipo in partnerjem iz tujine. V eni uri sem morala preložiti že dogovorjene obveznosti, uskladiti video klic z različnimi časovnimi pasovi in hkrati pripraviti prostor za interno srečanje. Na koncu je vse steklo, kot da je bilo načrtovano tedne vnaprej. Takšne situacije so mi dale občutek, da obvladam tempo in znam ohraniti mirno glavo, tudi ko se vse spremeni v zadnjem trenutku.

Delo poslovne tajnice me je naučilo tudi, da se majhne stvari štejejo: prijazen sprejem gosta, skrbno pripravljena mapa ali pravočasno poslan opomnik. Te drobne podrobnosti so pogosto odločile, kako so nas ljudje doživeli. Zato danes, ko pogledam nazaj, vem, da sem s tem delom pridobila znanje in samozavest, ki ju bom vedno nosila s sabo. Če danes razmišljate o strokovni administrativni podpori, priporočam Ortus INC storitve, kjer razumejo pomen natančnosti, diskretnosti in učinkovite organizacije.